Déménagement d’entreprise : quelles sont les formalités  ?

Quel qu’en soit le motif (augmentation d’effectifs, fusion, rachat...), le déménagement d’une entreprise est une opération conséquente qui doit être bien préparée. Notamment parce qu’elle impose des formalités administratives pouvant nécessiter des délais importants, comme la résiliation d’un bail commercial. 

Quelles sont les démarches à réaliser lorsqu’on change de locaux professionnels ? On vous guide dans les opérations à prévoir pour éviter les oublis et déménager en toute sérénité.

Pensez au préavis de départ pour déterminer la date du déménagement 

Selon votre activité, vous pouvez être titulaire d’un bail professionnel ou commercial. Si vous souhaitez déménager votre entreprise, vous devez commencer par vous reporter au contrat de bail pour vérifier ses modalités de résiliation. Les baux professionnels sont en général signés pour 6 ans minimum, tandis que les baux commerciaux ont une durée minimum de 9 ans. La résiliation anticipée par le locataire peut également varier d’un type de bail à l’autre, mais nécessite généralement un délai de cession minimum de 6 mois.

Au-delà du préavis, vous devez par ailleurs réfléchir au meilleur moment pour déménager sans trop perturber votre activité : ce peut être en fin d’année ou pendant une période de vacances. D’où la nécessité d’anticiper au maximum pour gagner en souplesse dans l’organisation ! 

N’oubliez pas d’informer les salariés

Un déménagement d’entreprise peut avoir de forts impacts sur les conditions de travail des salariés, notamment si l’entreprise déménage loin de ses bases. Pour mettre toutes les chances de votre côté, vous devez donc informer au plus tôt vos collaborateurs de votre intention de déménager.

Le Comité Social et Economique (CSE), obligatoire dans toutes les entreprises à partir de 11 salariés, doit dans tous les cas être informé du projet de déménagement. La participation des représentants du personnel à la recherche d’un nouveau local professionnel est d’ailleurs vivement recommandée. Mais avec ou sans CSE, vous avez de toute façon intérêt à obtenir l’adhésion de l’ensemble du personnel pour faciliter le déménagement.

Planifiez vos opérations logistiques pour le déménagement de votre entreprise

Lorsque vous avez trouvé vos nouveaux locaux, vous pouvez planifier le déménagement et demander la cession du bail. Afin de préparer au mieux votre emménagement, vous devez commencer par aménager les nouveaux locaux. Un audit préalable peut vous permettre d’évaluer précisément les travaux et rénovations à réaliser avant d’emménager. L’éclairage des pièces et leur alimentation en électricité sont à étudier avec attention pour permettre à vos collaborateurs de travailler dans de bonnes conditions. 

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Avant de faire les cartons, il est utile également de faire un inventaire préalable des éléments à déménager en précisant leur pièce de destination. C’est particulièrement important pour les éléments de production et l’équipement informatique. Si vous faites appel à un déménageur, il peut vous accompagner dans ces démarches. Pensez à poser la question au moment de l’établissement des devis.

Faites le point sur vos contrats d’énergie

Le déménagement d’une entreprise peut être l’occasion pour vous de réviser vos contrats de fourniture d’énergie. Depuis la libéralisation du marché de l’énergie décidée en 1996, vous pouvez en effet faire appel au fournisseur de votre choix. Si vous êtes titulaire d’un contrat d’électricité ou de gaz au d’électricité au tarif réglementé, vous devrez sans doute être obligé de choisir une offre de marché. Ce peut être l’occasion d’obtenir de meilleurs tarifs.

Tout savoir sur la résiliation de son contrat d’électricité pro

Si vous changez de fournisseur, vous devrez informer votre fournisseur en cours de la clôture de vos contrats au moment du déménagement. Mais rassurez-vous : c’est une opération simple et totalement gratuite qui peut prendre effet en quelques jours. Pensez juste à relever l’index des compteurs de gaz et d’électricité le jour du déménagement pour que votre fournisseur puisse établir les factures de clôture.

Communiquez votre nouvelle adresse à tous vos contacts

Lors du déménagement de votre entreprise, vous devez également penser à informer tous vos contacts de votre changement d’adresse. C’est valable pour les services administratifs (Centre de formalité des entreprises, impôts, services postaux…) mais aussi pour vos clients et fournisseurs.

Cela implique le changement d’adresse sur tous vos supports commerciaux (devis et factures) mais aussi sur vos supports de correspondance (papier à entête) et de communication (cartes de visites, flyers, brochures, site internet…). N’attendez pas le dernier moment pour accomplir toutes ces démarches. Certaines formalités peuvent nécessiter des délais dont vous devez tenir compte pour être prêt le jour J.

En résumé, le déménagement d’une entreprise ne se limite malheureusement pas à la mise en carton et au transfert de vos équipements de production. Induisant de multiples formalités, il doit être préparé suffisamment à l’avance pour se dérouler dans de bonnes conditions et permettre un retour à la normale le plus rapidement possible. Mais c’est aussi une opportunité de remettre à plat ses modes de fonctionnement et de faire jouer la concurrence sur les contrats de vos fournisseurs, notamment d’énergie.

Vous déménagez prochainement votre entreprise ? N’hésitez pas à contacter un conseiller Vattenfall pour obtenir une proposition de contrat pour vos nouveaux locaux. Nous pouvons vous conseiller dans le choix d’une offre de marché à prix fixe ou sur-mesure pour obtenir les meilleurs tarifs sur votre fourniture d’électricité et de gaz.